Verklaring omtrent Gegevensbescherming door de Vereniging Gepensioneerden Notariaat (VPN) voor toepassing van de Algemene verordening gegevensbescherming

De VPN registreert van ieder lid uitsluitend NAW-gegevens, telefoonnummer(s) en e-mailadres.
Deze gegevens worden opgeslagen in de digitale ledenlijst.
Deze gegevens dienen voor de communicatie met de leden over evenementen, de oproeping van de leden tot de ledenvergaderingen en de heffing van contributie.
Uiterlijk één jaar na afloop van het verenigingsjaar waarin het lidmaatschap werd beëindigd, zal de VPN deze gegevens uit de ledenlijst verwijderen en wissen, behoudens een wettelijk langere bewaarplicht.
In elke publicatie van gegevens van leden door de VPN, zal de publicatie beperkt worden tot de strikt noodzakelijke gegevens.
De VPN is lid van de Koepel van Gepensioneerden. Indien noodzakelijk is dat de Koepel van Gepensioneerden over door de VPN geregistreerde gegevens beschikt, zullen deze kunnen worden verstrekt, maar zullen deze beperkt worden tot de strikt noodzakelijke verlangde gegevens.
Aan de Koepel van Gepensioneerden zal dan een verwerkersovereenkomst gevraagd worden.
Geregistreerde gegevens van individuele leden zullen nimmer aan niet-leden ter beschikking worden gesteld zonder hun uitdrukkelijke voorafgaande toestemming.
Indien de VPN van de Stichting Pensioenfonds Notariaat (SPN) bedoelde gegevens van andere gepensioneerden of nagelaten betrekkingen dan leden ontvangt, zal met die gegevens op overeenkomstige zorgvuldige wijze worden omgegaan. De VPN zal dan een verwerkersovereenkomst met de SPN sluiten.
Slechts de bestuursleden zullen bij voortduring over een volledige ledenlijst beschikken.
Indien de ledenlijst op bestuurlijke gronden aan leden van de raad van toezicht of van de raad van advies ter beschikking wordt gesteld, zal dit slechts voor beperkte tijd van ten hoogste zes maanden geschieden en zullen deze leden na afloop van die termijn de lijst wissen.
De bestuursleden dragen er zorg voor dat de digitaal opgeslagen ledenlijst slechts door gebruik van een of meer veilige wachtwoorden kan worden geraadpleegd.
De website van de VPN zal beveiligd zijn door een SSL-certificaat.
Beeldmateriaal waarop leden van de vereniging herkenbaar zichtbaar zijn, zullen uitsluitend op de website van de VPN geplaatst worden met toestemming van die leden.
Op verzoeken van leden om informatie van hun geregistreerde gegevens dan wel correctie of verwijdering daarvan, zal binnen een maand na ontvangst van dat verzoek worden geantwoord. Toezeggingen door het bestuur van correctie of verwijdering zullen onverwijld worden nagekomen behoudens een wettelijk langere bewaarplicht.

Aldus door het bestuur van de VPN vastgesteld op 15 november 2023.

Model verwerkersovereenkomst te vinden op https://www.rocketlawyer.com/nl/nl/zakelijk/avg/document/verwerkersovereenkomst